Pengertian Vendor
Vendor adalah pihak dalam rantai pasok yang menyediakan barang atau jasa kepada pelaku usaha atau konsumen. Istilah “penjual” biasanya digunakan untuk menggambarkan entitas yang membayar barang yang ditawarkan, bukan produsen barang itu sendiri.
Namun, penjual dapat bertindak baik sebagai pemasok (atau penjual) barang dan produsen.
Karakteristik Vendor
Sebuah rantai pasokan terutama terdiri dari:
Pemasok Bahan Baku -> Produsen -> Distributor/Grosir/Pengecer – > Pelanggan
Dalam rantai produksi ekonomi ini, masing-masing pihak selain pelanggan bertindak sebagai penjual di levelnya sendiri. Pemasok tidak menghubungi produsen secara langsung. Sebaliknya, mereka memiliki lebih banyak kontak langsung dan pribadi dengan pelanggan mereka. Hubungan dengan pembeli berfokus pada fluktuasi harga.
Pemasok dapat menjadi mitra bisnis. Ini membantu mengurangi biaya, memajukan desain produk, dan mendanai upaya pemasaran yang berkelanjutan.
Fungsi Vendor
Dengan mengacu pada pengertian penjual di atas, maka fungsi penjual adalah sebagai pihak yang menjamin ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk kegiatan operasionalnya.
Dengan kata lain, jika bahan baku atau pekerjaan tertentu tidak dapat disediakan sendiri, maka perusahaan membutuhkan pemasok dan oleh karena itu pihak lain menyediakannya. Produk yang dibeli dari pemasok dapat berupa bahan mentah, bahan penolong, produk setengah jadi, atau jasa untuk melakukan tugas tertentu.
Kehadiran sales representative sangat penting untuk kelancaran bisnis. Oleh karena itu, semua perusahaan selalu menghormati dan memantau kualitas kerja para pemasok yang menanganinya.
Semua masalah yang dihadapi oleh penyedia mempengaruhi perusahaan mitra. Sebagai contoh; masalah distribusi mempengaruhi waktu pengiriman, kualitas bahan, kualitas produk, dan banyak lagi.
Tugas Vendor
Pada dasarnya, tugas penjual adalah memastikan bahwa barang dan jasa perusahaan tersedia dengan baik. Kewajiban penjual menurut pengertian penjual di atas adalah:
- Memenuhi semua permintaan dari perusahaan mitra kontrak,
- Memastikan semua produk (barang atau jasa) yang dijual ke konsumen adalah produk yang berkualitas tinggi,
- Memastikan barang sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan
Jenis Vendor
Vendor dapat membedakan menurut jenis produk yang dijual, yaitu produk dan layanan. Ada pemasok yang mengkhususkan diri dalam menjual produk berupa bahan baku, produk setengah jadi dan bahan penolong. Beberapa penyedia mengkhususkan diri dalam menjual produk dalam bentuk layanan.
1.Vendor Penyedia Barang
Penjual produk adalah suatu lembaga atau perorangan yang menjual suatu produk kepada perusahaan dalam bentuk produk untuk menunjang bisnis perusahaan.
Contoh; Pabrik adonan membutuhkan mesin yang dapat membuat adonan. Selanjutnya, pabrik adonan mencari vendor untuk menjual mesin pembuat adonan tersebut.
2. Vendor Penyedia Layanan
Penyedia jasa adalah lembaga atau perorangan yang menjual jasa kepada perusahaan lain dalam bentuk keahlian tertentu.
Contoh : Perusahaan kain membutuhkan jasa kurir untuk mengirimkan kain yang mereka buat ke pengecer. Selanjutnya, perusahaan kain bekerja sama dengan pemasok yang mengkhususkan diri dalam pengiriman barang.
Strategi Vendor
Setialah, Tapi Jangan Terlalu Setia
Salah satu tujuan utama proses manajemen pemasok adalah membuat pemasok bekerja untuk kepentingan terbaik. Sebagai imbalannya, Anda diharapkan untuk membalas kesetiaan Anda.
Pendekatan sistem manajemen vendor ini membantu mencapai hasil yang lebih baik untuk semua orang yang terlibat. Tetapi hal itu seharusnya tidak mendorong Anda untuk bertindak melawan kepentingan Anda sendiri. Misalnya, Anda harus selalu menerima tawaran dari pesaing.
Prioritaskan Jangka Waktu daripada Uang Cepat
Anda selalu bisa mendapatkan keuntungan finansial jangka pendek dengan beralih di antara penyedia yang dapat memaksimalkan pembelian Anda, tetapi nilai hubungan jangka panjang jauh lebih dari itu. Ini juga dapat mempengaruhi kualitas barang yang Anda terima.
Lagi pula, mengapa vendor perlu memprioritaskan kebutuhan pengadaan mereka ketika mereka dapat membuangnya hanya dengan beberapa rupiah?
Ada manfaat lain untuk membangun hubungan jangka panjang dengan vendor. Anda lebih mungkin untuk menerima insentif, membangun rasa saling percaya, dan penyedia Anda lebih mungkin berkomitmen untuk kesuksesan dan umur panjang Anda.
Ini adalah pendekatan yang berharga jika Anda bekerja pada pemeliharaan inventaris yang dikelola vendor dan Anda benar-benar membutuhkan pemasok jangka panjang yang andal.
Buat Kesepakatan Di Mana Vendor Menang Juga
Jelas, Anda pasti ingin membuat kesepakatan yang menguntungkan bisnis Anda. Namun, hubungan dengan pemasok tidak dapat dianggap sebagai persaingan.
Jika Anda selalu berusaha melacak berbagai hal, rasanya seperti broker dan penjual tidak berusaha mendapatkan apa pun dari hubungan tersebut.
Buat Strategi Komunikasi yang Berfungsi
Perangkat lunak manajemen vendor yang baik membantu beberapa aspek manajemen hubungan vendor. Anda dapat mengotomatiskan proses seperti perutean persetujuan, pelacakan pengeluaran, dan alokasi pengeluaran.
Tetapi perangkat lunak tidak dapat mengesampingkan kebutuhan orang untuk berkomunikasi satu sama lain. Praktik terbaik manajemen vendor yang baik selalu menyertakan strategi komunikasi yang solid.
Sangat penting untuk bertemu dengan vendor secara rutin. Ini adalah kesempatan Anda untuk berbagi tujuan dan rencana masa depan Anda dengan mereka.
Ini juga cara Anda berbagi informasi dengan Anda. Dengan tetap berhubungan, kedua belah pihak dapat menyusun strategi dan mengembangkan kontrak yang mendukung semua orang yang terlibat.
Kenali Bisnis Vendor Anda
Anda ingin pemasok Anda mengetahui bisnis Anda. Ini akan membantu mereka lebih memahami perjuangan dan kebutuhan Anda dari waktu ke waktu. Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang pemasok dan kebutuhan mereka dengan cara yang sama.
Dapatkan pemahaman yang lebih baik tentang model bisnis masing-masing vendor. Pelajari bagaimana mereka mendapat untung dan hambatan yang mungkin mereka hadapi di beberapa titik. Dengan begitu, Anda bisa lebih memahami apa yang bisa dan tidak bisa mereka lakukan untuk Anda.
Pikiran Akhir
Strategi manajemen vendor yang baik akan menguntungkan perusahaan Anda dalam jangka panjang. Ini juga membantu penyedia mencapai tujuan mereka. Dengan membangun kemitraan, Anda dapat yakin bahwa vendor Anda bertindak untuk kepentingan terbaik Anda.
Cara Kerja Vendor
Penyedia Layanan berbeda-beda menurut perusahaan dan jenis kegiatan usaha. Selain itu, ukuran penjual bervariasi dari dealer individu hingga perusahaan besar.
Pemasok bahan baku dapat menjadi penjual dari produsen yang merupakan penjual grosir dan pengecer dengan mengirimkan produk jadi. Pengecer ini adalah penjual untuk menjual produk kepada pelanggan mereka.
Supplier biasanya menawarkan produk siap pakai. Berbagai penawaran mereka termasuk pasokan air minum, makanan laut, layanan TI, elektronik, pembersihan, layanan outsourcing, saran pemasaran, dan banyak lagi.
Selain itu, warung dan jajanan menjual barang dan jasa di tempat umum tanpa memiliki toko tetap. Sebaliknya, ia menjual di bangunan sementara dan kios keliling.
Langkah-langkah berikut menjelaskan cara kerja pemasok atau penjual:
- Langkah pertama dalam proses penawaran adalah pembeli menempatkan pesanan pembelian untuk suatu produk kepada penjual. Pesanan pembelian berisi informasi tentang produk, harga, tanggal pengiriman, detail pengiriman, dan syarat pembelian.
- Selanjutnya, penjual mengumpulkan produk dan mengirimkannya kepada pembeli. Dengan demikian, memenuhi persyaratan pesanan pembelian.
- Pada pengiriman, penjual memberikan pembeli faktur untuk produk yang dipesan.
- Setelah menerima produk pesanan dan invoice, pembeli membandingkan invoice dengan purchase order.
- Untuk memastikan keakuratan faktur, pembeli melakukan pembayaran kepada penjual.
Kelebihan dan Kekurangan Vendor
Kelebihan Vendor
- Peningkatan efisiensi. Terlalu banyak persediaan dapat menjadi mahal dan dapat menempati real estat yang berharga di rak, sementara persediaan yang terlalu rendah dapat berdampak negatif pada penjualan dan menunda pesanan pelanggan. Keseimbangan yang tepat penting tidak hanya untuk anggaran Anda, tetapi juga untuk ruang rak dan kepuasan pelanggan Anda.
- Selain itu, sistem manajemen vendor dapat melakukan ini dengan membuat pesanan secara otomatis. Ini berarti semakin sedikit kesalahan entri data. Mempertahankan inventaris ekstra bisa mahal, tetapi kehabisan inventaris secara tidak sengaja dapat menyebabkan kebingungan dan kehilangan penjualan.
- Dengan inventaris yang dikelola vendor, Anda memiliki lebih sedikit pesanan, tidak ada “pesanan terburu-buru” yang mahal, dan tidak perlu khawatir tentang kelebihan stok. Karyawan dapat fokus pada tugas lain untuk memaksimalkan produktivitas dan mengurangi kompleksitas.
- Bekerja dengan mitra manajemen pemasok untuk mengelola inventaris berarti Anda tidak harus berurusan dengan banyak pemasok. Anda tidak perlu khawatir karena semua perjalanan pulang pergi telah dihapus dan jadwal pengiriman inventaris yang dapat diprediksi dan andal telah ditetapkan.
- Wawasan data yang ditingkatkan – Saat vendor dan pemasok dapat mengantisipasi permintaan dan membuat keputusan berdasarkan data untuk mengatasi tren musiman atau pasar.
Kekurangan
- Kehilangan kendali. Untuk beberapa perusahaan, mungkin tidak nyaman untuk mengizinkan pihak ketiga mengakses data Anda. Anda mungkin tidak ingin orang luar memeriksa inventaris Anda, terutama jika Anda tidak yakin apakah pemasok dapat memenuhi kebutuhan unik Anda. Selain itu, untuk alasan keamanan, Anda mungkin ragu untuk mengungkapkan informasi Anda.
- Setelah bekerja dengan manajer pemasok, jika mereka tidak puas dengan layanan mereka, dapat terjadi gangguan signifikan pada rantai pasokan. Anda mungkin menemukan pemasok lain dengan produk yang lebih murah atau lebih baik, tetapi hubungan Anda dengan manajer pemasok dapat mencegah Anda berpindah pemasok.
- Pilihan yang dikelola vendor mungkin bukan pilihan terbaik jika pengetahuan tentang permintaan yang berfluktuasi tampaknya menjadi pilihan yang tepat untuk bisnis Anda. Pemasok-ke-pemasok pemasok memproses wawasan data, tetapi mereka mungkin tidak mencerminkan perkiraan penjualan atau perubahan pasar yang diharapkan dan mungkin tidak dapat diprediksi.
Perbedaan Vendor dengan Supplier
Kita mengetahui bahwa baik pemasok maupun penjual menyediakan barang dan jasa, tetapi pemasok mendistribusikan kepada perusahaan yang membutuhkan barang dan jasa, dan penjual tidak terlibat dalam pendistribusian barang.
Perbedaan penting lainnya adalah istilah vendor dapat digunakan untuk merujuk pada hubungan dengan pembeli. Vendor juga biasanya memiliki banyak pilihan barang untuk dijual.
Vendor tidak terkait langsung dengan produsen, tetapi pemasok. Di sisi lain, tidak seperti pemasok, vendor memiliki hubungan langsung dan dekat dengan pelanggan mereka.
Perbedaan lainnya adalah vendor cenderung menawarkan produk jadi, sedangkan pemasok cenderung berurusan dengan bahan baku yang diubah menjadi sesuatu yang lain.
Oleh karena itu, hubungan dengan pemasok biasanya berfokus pada perbandingan harga, tetapi hubungan dengan pemasok lebih tentang bagaimana pemasok mempengaruhi kualitas produk mereka.
Kesimpulan
Hubungan antara pemilik usaha kecil yang produktif dan penjual membutuhkan integritas, fleksibilitas dan saling menghormati. Mengetahui bagaimana bekerja dengan baik dengan vendor Anda dapat membantu mereka memenuhi kebutuhan bisnis mereka sementara pada saat yang sama membangun hubungan jangka panjang yang membantu mereka mengembangkan bisnis mereka.
Ketika Anda menjalankan bisnis kecil, dealer yang hebat adalah emas. Mereka dapat membantu menjaga bisnis Anda berjalan lebih lancar dan bekerja dengan Anda tepat waktu, persyaratan pembayaran, dan aspek lain dari kolaborasi Anda.
Dan sebaliknya, hubungan dengan vendor yang buruk (atau vendor yang buruk), bisa menjadi mimpi buruk.